Nếu bạn đang quản lý một fanpage chia sẻ nhạc, một kênh bán beat hay một lớp học online, hẳn bạn quá quen với cảnh điện thoại reo tin nhắn cả ngày. Phần lớn trong số đó là những câu hỏi giống hệt nhau, lặp đi lặp lại. Đây chính là lúc cách mà phần mềm AI cho doanh nghiệp đang được triển khai có thể gợi ý cho người làm nội dung một lối thoát để bớt mệt mà vẫn không bỏ rơi người quan tâm.
Người làm nội dung nhạc cũng ngập trong tin nhắn
Làm nội dung âm nhạc nghe có vẻ bay bổng, nhưng thực tế lại gắn liền với một khối lượng giao tiếp khổng lồ. Fanpage chia sẻ nhạc, kênh bán beat hay lớp học online đều nhận hàng trăm câu hỏi mỗi ngày, và phần lớn trong đó là những thắc mắc cơ bản, giống nhau đến mức bạn có thể đọc thuộc.
- Người mới hỏi giá beat, hỏi cách thanh toán.
- Học viên tiềm năng hỏi lịch học, hỏi cách đăng ký.
- Người nghe hỏi link tải, hỏi nơi nghe bản đầy đủ.
Trả lời thủ công từng tin nhắn như vậy cả ngày bào mòn thời gian một cách âm thầm. Thứ thời gian lẽ ra dành cho việc sáng tác, sản xuất hay trau chuốt sản phẩm lại bị chia nhỏ thành hàng trăm lần gõ đi gõ lại cùng một câu trả lời. Đến cuối ngày, bạn mệt nhoài nhưng nhìn lại thì chẳng có gì mang tính sáng tạo được hoàn thành.
Những câu hỏi lặp đi lặp lại tốn sức nhất
Nếu ngồi liệt kê, bạn sẽ thấy đa số tin nhắn chỉ xoay quanh một nhóm câu hỏi quen thuộc. Chúng đơn giản, dễ trả lời, nhưng chính vì lặp lại quá nhiều nên lại ngốn sức nhất.
- Hỏi giá: bao nhiêu một beat, học phí một khoá thế nào.
- Hỏi lịch: khi nào khai giảng, mấy giờ có lớp.
- Hỏi cách đăng ký: điền form ở đâu, chuyển khoản ra sao.
- Hỏi link tải: gửi lại đường dẫn đã đăng nhiều lần.
Vấn đề lớn hơn nằm ở giờ cao điểm. Vào những lúc đông người quan tâm nhất, bạn không thể trả lời kịp tất cả. Một phản hồi trễ vài tiếng, thậm chí vài chục phút, cũng đủ khiến người đang hào hứng nguội đi và bỏ sang một kênh khác. Người quan tâm thật sự thường cũng là người thiếu kiên nhẫn nhất khi phải chờ đợi.
Việc lọc ra đâu là câu hỏi đáng để mình đầu tư thời gian, đâu là câu chỉ cần trả lời nhanh, cũng giống tinh thần chọn lọc thông tin khi mua sắm. Chẳng hạn, khi tìm hiểu về hàng nội địa Trung là gì, người tiêu dùng cũng phải sàng lọc rất nhiều thông tin lặp lại trước khi nắm được điều cốt lõi.
Để công cụ trả lời phần lặp, người lo phần khó
Giải pháp ở đây không phải là cố gắng trả lời nhanh hơn nữa, mà là phân chia lại công việc một cách thông minh. Ý tưởng cốt lõi là dùng một trợ lý tự động để xử lý những câu hỏi cơ bản suốt hai mươi tư giờ mỗi ngày, đồng thời chuyển những ca khó, cần tư vấn sâu cho con người.
Khi một trợ lý tự động đảm nhận việc báo giá, gửi lịch, hướng dẫn đăng ký hay gửi lại link tải, bạn được giải phóng khỏi phần việc nhàm chán nhất. Người quan tâm vẫn nhận được câu trả lời tức thì kể cả lúc nửa đêm, còn bạn thì dành sức cho những cuộc trò chuyện thật sự cần sự tinh tế, như tư vấn chọn khoá học phù hợp hay chốt một đơn beat theo yêu cầu riêng.
Một mô hình thu nhỏ được cho người làm nội dung
Cách doanh nghiệp triển khai phần mềm AI cho doanh nghiệp để tự động phản hồi khách hàng là một mô hình hoàn toàn thu nhỏ được cho người làm nội dung. Bản chất giống nhau: để công cụ lo phần lặp đi lặp lại, còn con người tập trung vào phần tạo ra giá trị thật. Bạn không cần quy mô của một doanh nghiệp lớn để áp dụng nguyên lý này.
| Loại câu hỏi | Ai nên xử lý | Vì sao |
|---|---|---|
| Giá, lịch, cách đăng ký, link tải | Trợ lý tự động | Lặp lại nhiều, câu trả lời cố định |
| Tư vấn chọn khoá, chọn beat riêng | Con người | Cần lắng nghe và gợi ý phù hợp |
| Phàn nàn, tình huống nhạy cảm | Con người | Cần khéo léo và thấu cảm |
| Hỏi đáp ngoài giờ, lúc cao điểm | Trợ lý tự động | Đảm bảo phản hồi tức thì, không sót |
Tất nhiên, để công cụ làm tốt, bạn cần đặt kịch bản rõ ràng cho những câu hỏi thường gặp. Quan trọng không kém, luôn phải có một lối chuyển sang người thật khi câu hỏi vượt ngoài kịch bản. Một trợ lý tự động trả lời máy móc và không biết khi nào nên nhường lại cho con người sẽ gây khó chịu hơn là giúp ích.
Nếu bạn cũng đang nghĩ tới chuyện chuyên nghiệp hoá kênh bán hàng hay lớp học của mình, có thể tham khảo thêm các gợi ý về hiện diện trực tuyến bài bản để hỗ trợ cho việc chăm sóc người quan tâm.
Bắt đầu từ đâu cho dễ
Bạn không cần đầu tư lớn ngay từ đầu. Hãy quan sát hộp tin nhắn của mình trong vài ngày và ghi lại những câu được hỏi nhiều nhất. Cách làm có hệ thống này cũng giống khi bạn tìm một dịch vụ đặt hàng uy tín trước khi quyết định: nắm rõ nhu cầu lặp lại thì việc chọn giải pháp sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Kết luận: tự động hoá để giữ lửa sáng tạo
Suy cho cùng, tự động hoá không phải để bạn xa cách người theo dõi, mà để bạn có thời gian cho những gì thật sự quan trọng. Bớt đi việc trả lời vặt giúp bạn dồn sức cho phần tạo ra giá trị: âm nhạc, nội dung và những kết nối có chiều sâu với khán giả.
- Bớt việc trả lời vặt giúp bạn dồn sức cho phần thật sự tạo giá trị.
- Người quan tâm vẫn được phản hồi nhanh, kể cả ngoài giờ.
- Bạn giữ được lửa sáng tạo thay vì kiệt sức vì tin nhắn.
Lời khuyên thực tế của chúng tôi là hãy bắt đầu thật đơn giản: soạn sẵn câu trả lời cho năm câu hỏi bị hỏi nhiều nhất. Chỉ riêng việc này đã giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, và là bước đệm tự nhiên để tiến tới một quy trình tự động hoá gọn gàng hơn về sau.
